Exitgesprek

 

Een exitgesprek voert de leidinggevende met zijn of haar medewerker wanneer deze de organisatie verlaat. Dit kan zijn omdat hij of zij een andere baan heeft gevonden, met pensioen gaat, het tijdelijke contract ophoudt of omdat de klik er wellicht niet is waardoor werkgever en werknemer gedwongen afscheid moet nemen. In de hand-out is een stappenplan opgenomen hoe een exitgesprek gevoerd kan worden.

 

Doelstelling van het exitgesprek

Het houden van exitgesprekken is een serieus P&O instrument. De doelstellingen zijn:

  • Het op formele wijze afsluiten van de werkperiode door uw organisatie en de medewerker;
  • Het achterhalen van de echte vertrekmotieven van de medewerker;
  • Duidelijk krijgen hoe de medewerker het werkklimaat binnen de organisatie heeft ervaren;
  • Aandachtspunten ter verbetering van het te voeren sociaal beleid naar boven halen.

 

Procedure

Als u met veel vakantiekrachten of oproepkrachten werkt, is het houden van een exitgesprek met iedere medewerker wellicht teveel, u  kunt dan gebruik maken van een exitformulier. Doorgaans geldt de voorwaarde dat medewerkers minimaal drie maanden in dienst moet zijn en vrijwillig vertrekken voor het voeren van een exitgesprek. Het gesprek wordt in principe gevoerd door de direct leidinggevende. Bij conflicten of verstoorde arbeidsverhoudingen is het beter dat een hogere leidinggevende of P&O medewerker het gesprek voert. Ook zou een P&O medewerker als onpartijdige partij aan het gesprek deel kunnen nemen. Door de afdeling P&O kan gecontroleerd worden of het gesprek ook daadwerkelijk gevoerd wordt (reeds in de ontslagbevestiging vermelden), dat het formulier/verslag terugkomt en dat de gegevens verwerkt worden in het totaaloverzicht zodat de resultaten van de exitgesprekken voldoende informatie geven voor de directie om het sociaal beleid eventueel te herzien.

 

Een stappenplan bij een exitgesprek kan globaal zijn:

  1. Het doel van het gesprek duidelijk maken. U zult uw medewerker het doel maar ook de procedure moeten uitleggen, voor hij/ zij bereid is open en eerlijk te antwoorden;
  2. Uitleggen wat er met de informatie wordt gedaan. De informatie zal moeten worden verwerkt in speciale anonieme karakters: bijv. afdeling, functie, leeftijd, geslacht en reden van vertrek. Een keer per jaar wordt een totaaloverzicht gemaakt en gebruikt om een beter beeld te krijgen waarom medewerkers ontslag nemen en welke maatregelen eventueel genomen kunnen worden om het vertrek te beïnvloeden;
  3. Waarborgen dat de verstrekte informatie vertrouwelijk wordt behandeld. De informatie die wordt doorgegeven in het gesprek wordt door de afdeling P&O in en speciaal dossier opgeborgen en beheerd. Aan derden wordt dan ook geen inzage gegeven.
  4. Een gesprek opdelen in duidelijke sectoren, zodat er geen chaotische of onbruikbare informatie naar boven komt.

 

Het gesprek

Om precies aan te kunnen geven welke factoren van invloed zijn op het vertrek van de medewerker kunt u het beste het gesprek in vier delen opsplitsen:

  1. Werkomstandigheden: sfeer, functie-inhoud, klimaat, fysieke belasting, persoonlijke omstandigheden en samenwerking;
  2. Arbeidsvoorwaarden: primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden;
  3. Exacte motivatie: reden van vertrek, positieve en negatieve aspecten van de organisatie, indruk, nieuwe functie, mogelijkheden;
  4. Algemene zaken: waaraan moet de organisatie meer aandacht besteden, of bijzondere onderwerpen.

 

Klik hier voor de hand-out van het exitgesprek.

 

Bron: Bo Geboortezorg.

 
 
 

Contact


 
Locatie
Bo Geboortezorg
Europalaan 500 (Unit W.4.3 + W.4.4)
3526 KS Utrecht
Copyright © SD Communicatie    Disclaimer    Privacy Statement