Personeelsadministratie
Voor iedere werknemer in uw organisatie dient u een personeelsdossier samen te stellen. In een personeelsdossier houdt u de arbeidsgeschiedenis bij van uw werknemers. Bij de indiensttreding maakt u een dossier aan. U noteert hier onder andere in hoe iemand functioneert en wat voor verbeterpunten er zijn. Op die manier kunt u sturen op ontwikkeling en wanneer het mis gaat kunt u hier op terugvallen.
Een dossier bestaat uit drie onderdelen; het individuele personeelsdossier, het salarisdossier (zie hiervoor de paragraaf over de loonadministratie) en het collectief personeelsdossier.
Personeelsdossier
Er zijn een aantal zaken die in het individuele personeelsdossier opgenomen moeten worden.
De eerste pagina van het dossier betreft de personeelskaart, hierop staan persoonlijke gegevens (naam, adres, nationaliteit, geboortedatum, BSN), de functiehistorie binnen de organisatie, de looptijd van het contract en salaris en de eventuele vaste onkostenvergoedingen.
Persoonlijke gegevens
Naam, adres, geboortedatum en –plaats, huwelijkse staat, bank- of gironummer
Sollicitatiebrief en CV
Kopieën van diploma’s (BIG-registratie)
Kopie van het identiteitsbewijs, let op, bij nieuwe paspoorten (2016) staat het BSN-nummer op de achterkant en dient u dus ook een kopie van de achterkant te maken.
Verklaring Omtrent Gedrag (VOG): niet verplicht maar kan wenselijk zijn.
BSN-nummer
Werkvergunning (bij een buitenlandse werknemer)
Rechtspositie
Aanstellingsbrief
Arbeidsovereenkomst met daarin de schriftelijk vastgelegde afspraken
Huisreglement (ondertekend)
Functioneren
Functieomschrijving
Promotie
Verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken
Afspraken over opleidingen
Berispingen / waarschuwingen
Loopbaanontwikkeling
Diversen
Geboortekaartjes (i.v.m. datum bevallingsverlof)
Trouwkaart (i.v.m. pensioengegevens partner)
Correspondentie met werknemer
Collectief personeelsdossier
In het collectieve personeelsdossier bewaart u de volgende gegevens van alle medewerkers:
ziek- en herstelmeldingen;
een kopie van de personeelskaarten;
vakantieregistratie per medewerker.
Vertrouwelijk
Een personeelsdossier bevat veel persoonlijke gegevens. Van belang is dus dat u ervoor zorgt dat dossiers niet door de organisatie gaan ‘zwerven’. Bepaal wie er inzage in heeft en wie het beheer ervan op zich neemt. Over het algemeen hebben de volgende personen inzage in de personeelsdossier:
de personeelsfunctionaris;
de direct leidinggevende;
de medewerker zelf (onder begeleiding).
Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp)
Wat mag en niet mag met persoonsgegevens is geregeld in de Wet bescherming persoonsgegevens. Daarin staat onder andere op welke gronden de werkgever gegevens over werknemers mag verstekken aan derden:
als het noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst die u met uw werknemer heeft gesloten (bijvoorbeeld als een leasemaatschappij gegevens nodig heeft);
als u gegevens moet verstrekken op grond van een wettelijk voorschrift (bijvoorbeeld aan de belastingdienst);
als de werknemer zijn ondubbelzinnige toestemming heeft gegeven.
De werknemer heeft recht op inzage in het gebruik van zijn persoonsgegevens. U moet dan binnen vier weken een overzicht van zijn gegevens verstrekken. Ook moet u informatie verstrekken over het doel van de verwerking(en), de ontvangers van de gegevens en over de herkomst van de gegevens.
De werknemer kan u vervolgens vragen de gegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen. Dat kan als de gegevens die gebruikt worden feitelijk onjuist, onvolledig of niet ter zake dienend zijn voor het doel of de doeleinden van de verweking. Ook op dit verzoek moet u als werkgever binnen vier weken reageren.
Voor meer informatie over beveiliging van persoonsgegevens kunt u kijken https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl.
Algemene verordening gegevensbescherming
Vanaf 25 mei 2018 zal de algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing zijn. Vanaf die datum geldt er 1 privacywet in de Europese Unie (EU). De wet bescherming persoonsgegevens (WBP) geldt dan niet meer. Deze wet is al wel in mei 2016 in werking getreden maar is pas vanaf 25 mei 2018 van toepassing! In deze tussenliggende periode wordt van alle organisaties in Nederland, dus ook van u,verwacht dat de bedrijfsvoering met de AVG in overeenstemming gebracht wordt (tot die tijd geldt nog steeds de Wbp).
Met de AVG komen er versterking en uitbreiding van de privacy rechten voor diegene waarvan u de gegevens verwerkt, dit zijn niet alleen uw werknemers maar ook uw cliënten :
u mag alleen persoonsgegevens verstrekken als de persoon weet waarvoor de toestemming is en wat de gevolgen zijn van geven van die toestemming geven. Individuen kunnen op elk moment hun toestemming intrekken
cliënten kunnen nu al vragen hun persoonsgegevens te verwijderen. Met de nieuwe wet kunnen cliënten eisen dat de verwijdering ook doorgeven wordt aan alle andere organisaties die de gegevens van u hebben gekregen. Zie hier de voorwaarden waarop dit kan.
cliënten kunnen u vragen om persoonsgegevens in een standaardformaat te ontvangen.
Ook heeft u meer verantwoordelijkheden, zo heeft u een documentatieplicht. Ook voor het administratiekantoor/salarisbureau waarmee u werkt is dit van groot belang. U kunt hier een handleiding downloaden voor de verwerking van persoonsgegevens.
Schema bewaartermijnen persoonsgegevens
Soort document
Bewaartermijn
Bewaren vanaf
Minimaal
Maximaal
Algemene informatie over de werknemer: naam, geboortedatum, BSN-nummer, adres
7 jaar
-
Het jaar volgend op het ingaan van het dienstverband
Opgaaf gegevens voor de loonheffingen en de aanvraag van toepassing loonheffing door de werknemer
5 jaar
-
Einde dienstverband
De kopie van het identiteitsbewijs, tewerkstellingsvergunning, vreemdelingenpaspoort of vluchtelingenpaspoort
5 jaar
-
Einde dienstverband
Arbeidsovereenkomst en wijzigingen hierin
-
7 jaar
Einde dienstverband
Loonadministratie (loon, belasting, sociale verzekeringsafdracht, loonstrookjes, overwerk en compensatie daarvoor, bonussen, kosten, voordelen in allerlei opzichten)
7 jaar
2 jaar
Minimale termijn uitgaande van het jaar volgend op het jaar van het ingaan van het dienstverband.Maximale termijn eindigt twee jaar na einde dienstverband
Afspraken rondom salaris en arbeidsvoorwaarden
7 jaar
-
Einde dienstverband
Burgerlijke staat van de werknemer
7 jaar
-
Einde dienstverband
VUT-regeling
-
2 jaar
Einde dienstverband
Zakelijke gegevens, documenten en datadragers ten aanzien van pensioenregelingen en aanverwante onderwerpen.
7 jaar
Het fiscale jaar volgend op het einde dienstverband
Afspraken die te maken hebben met OR-werk
-
2 jaar
Eind lidmaatschap OR
Loonbeslag
-
Tot opheffing
-
Correspondentie over benoeming, ontslag, promotie en degradatie
-
2 jaar*
Einde dienstverband
Verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken
-
2 jaar*
Einde dienstverband
Carrière- en talentontwikkelingsprogramma’s en andere HR-ontwikkelingen, sociale plannen
7 jaar
Na opstellen document
Documenten of kopieën ontvangen bij het behalen van trainingen, cursussen of opleidingen
-
2 jaar*
Einde dienstverband
Verslaglegging in verband met Wet Verbetering Poortwachter en alle administratie ten aanzien van ziekteverzuim
-
2 jaar
Einde dienstverband
Sollicitatiegegevens (brieven, formulieren, getuigschrift, verklaring omtrent gedrag, referenties).
-
4 weken / 1 jaar
Na afloop sollicitatie(Zonder toestemming van sollicitant 4 weken. Met toestemming 1 jaar)
Uitslag van een psychologisch onderzoek
1 jaar
-
Na afloop sollicitatie of einde dienstverband
Ontslagvergoeding en berekeningen, officiële administratie met betrekking tot het ontslag (bijvoorbeeld toestemming UWV en correspondentie), rechterlijke ontslagbeslissingen, detacheringverslagen
7 jaar
2 jaar
Minimale termijn uitgaande van het jaar volgend op het jaar van het ingaan van het dienstverband.Maximale termijn eindigt twee jaar na einde dienstverband
Administratie ten aanzien van tijdelijke werknemers (bijvoorbeeld uitzendkrachten)
-
2 jaar*
Dag van registratie of de laatste dag van het dienstverband
* (Eventueel langer in geval van rechterlijke bewaarplichten)