Personeelsadministratie
Voor iedere werknemer in uw organisatie dient u een personeelsdossier samen te stellen. In een personeelsdossier houdt u de arbeidsgeschiedenis bij van uw werknemers. Bij de indiensttreding maakt u een dossier aan. U noteert hier onder andere in hoe iemand functioneert en wat voor verbeterpunten er zijn. Op die manier kunt u sturen op ontwikkeling en wanneer het mis gaat kunt u hier op terugvallen.
Een dossier bestaat uit drie onderdelen; het individuele personeelsdossier, het salarisdossier (zie hiervoor de paragraaf over de loonadministratie) en het collectief personeelsdossier.
Personeelsdossier
Er zijn een aantal zaken die in het individuele personeelsdossier opgenomen moeten worden, echter mogen niet meer gegevens dan noodzakelijk vastgelegd worden.
Persoonlijke gegevens
Naam, adres, geboortedatum en –plaats, huwelijkse staat, bank- of gironummer
Sollicitatiebrief en CV
Kopieën van diploma’s (BIG-registratie)
Kopie van het identiteitsbewijs, let op, bij paspoorten uitgegeven in 2016 of later staat het BSN-nummer op de achterkant en dient u dus ook een kopie van de achterkant te maken.
Verklaring Omtrent Gedrag (VOG): niet verplicht voor alle functies maar kan wenselijk zijn.
BSN-nummer
Werkvergunning (bij een buitenlandse werknemer)
Rechtspositie
Aanstellingsbrief
Arbeidsovereenkomst met daarin de schriftelijk vastgelegde afspraken
Huisreglement (ondertekend)
Functioneren
Functieomschrijving
Promotie
Verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken
Afspraken over opleidingen
Berispingen / waarschuwingen
Loopbaanontwikkeling
Eventueel diversen
Geboortekaartjes (i.v.m. datum bevallingsverlof)
Trouwkaart (i.v.m. pensioengegevens partner)
Correspondentie met werknemer
Collectief personeelsdossier
In het collectieve personeelsdossier bewaart u de volgende gegevens van alle medewerkers:
ziek- en herstelmeldingen;
vakantieregistratie per medewerker.
Vertrouwelijk
Een personeelsdossier bevat veel persoonlijke gegevens, dus moet ook passend beveiligd zijn. Ook bepaalt u wie inzage heeft en wie de personeelsdossiers beheert. Over het algemeen hebben de volgende personen inzage in de personeelsdossier:
de personeelsfunctionaris;
de direct leidinggevende;
de medewerker zelf (onder begeleiding).
Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)
Wat mag en niet mag met persoonsgegevens is geregeld in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Zie u hiervoor paragraaf 2.20 van de basismap.
Schema bewaartermijnen persoonsgegevens
NB. De AVG bepaalt niet de bewaartermijnen voor personeelsgegevens. De belastingwetgeving zegt hier wel iets over.
Schema bewaartermijnen persoonsgegevens
Soort document
Bewaartermijn
Bewaren vanaf
Minimaal
Maximaal
Algemene informatie over de werknemer: naam, geboortedatum, BSN-nummer, adres
2 jaar
Het jaar volgend op het ingaan van het dienstverband
Opgaaf gegevens voor de loonheffingen en de aanvraag van toepassing loonheffing door de werknemer
5 jaar
Einde dienstverband
De kopie van het identiteitsbewijs, tewerkstellingsvergunning, vreemdelingenpaspoort of vluchtelingenpaspoort
5 jaar
Einde dienstverband
Arbeidsovereenkomst en wijzigingen hierin
-
7 jaar
Einde dienstverband
Loonadministratie (loon, belasting, sociale verzekeringsafdracht, loonstrookjes, overwerk en compensatie daarvoor, bonussen, kosten, voordelen in allerlei opzichten)
7 jaar
Einde dienstverband
Ontslagvergoeding en berekeningen, officiële administratie met betrekking tot het ontslag (bijvoorbeeld toestemming UWV en correspondentie), rechterlijke ontslagbeslissingen, detacheringverslagen
7 jaar
2 jaar
Minimale termijn uitgaande van het jaar volgend op het jaar van het ingaan van het dienstverband.
Maximale termijn eindigt twee jaar na einde dienstverband
Zakelijke gegevens, documenten en datadragers ten aanzien van pensioenregelingen en aanverwante onderwerpen.
7 jaar
Het fiscale jaar volgend op het einde dienstverband
Afspraken die te maken hebben met OR-werk
-
2 jaar
Eind lidmaatschap OR
Loonbeslag
-
Tot opheffing
-
Verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken en correspondentie over benoeming, ontslag, promotie en degradatie
-
2 jaar*
Einde dienstverband
Documenten of kopieën ontvangen bij het behalen van trainingen, cursussen of opleidingen
-
2 jaar*
Einde dienstverband
Verslaglegging in verband met Wet Verbetering Poortwachter en alle administratie ten aanzien van ziekteverzuim
-
2 jaar
Einde dienstverband
Sollicitatiegegevens (brieven, formulieren, getuigschrift, verklaring omtrent gedrag, referenties).
-
4 weken / 1 jaar
Na afloop sollicitatie
(Zonder toestemming van sollicitant 4 weken. Met toestemming 1 jaar)
* (Eventueel langer in geval van rechterlijke bewaarplichten)