Veelgestelde vragen Landelijke Wachtlijsttool Kraamzorg

U leest hier de veelgestelde vragen over de wachtlijsttool. 

Wat is het voordeel van de wachtlijsttool?
  • Uniform en regionaal overzicht: in plaats van losse, regionale werkwijzen krijg je één systeem met inzicht in aantal cliënten per periode op de wachtlijst en hun status, zodat partijen hetzelfde beeld hebben. (bron: document Handleiding zorgaanbieder, inleiding)
  • Minder administratieve en organisatorische last: de tool “verlicht administratieve- en organisatorische lasten” en voorkomt arbeidsintensieve, foutgevoelige handmatige processen. (bron: document Rolverdeling, intro; Handleiding, inleiding)
  • Sneller toeleiden en matchen: cliënten kunnen via zorgaanbieder/wachtlijstcoördinator/zorgverzekeraar worden geregistreerd en vervolgens makkelijker worden gekoppeld aan een aanbieder met ruimte. (bron: document Procesbeschrijving, processtappen)
  • Automatische communicatie/notificaties: statuswijzigingen en acties (plaatsing, bevalling, acceptatie door aanbieder, etc.) worden met standaard notificaties ondersteund. (bron: document Procesbeschrijving, hoofdstuk communicatie/notificaties)
  • Duidelijkheid voor cliënten: meer transparantie over vervolgstappen en uniformiteit in communicatie. (bron: document ‘Rolverdeling’)

  • Code rood maakt regulier plaatsen onmogelijk: de tool is expliciet bedoeld “in het geval dat in een regio code rood van kracht is en er daardoor cliënten moeten worden doorgeleid naar een wachtlijst.” (bron: document Rolverdeling, intro)
  • Capaciteitstekorten vragen om verdelen en spreiden: door sectorbrede capaciteitsproblemen wordt in code rood met wachtlijsten en coördinatie gewerkt; de tool ondersteunt dat proces. (bron: document Handleiding, inleiding; ook beschreven als proces “in lijn met het Normenkader beheersing capaciteit kraamzorg”)

De belangrijkste afspraken die (op hoofdlijnen) zijn gemaakt rond de wachtlijsttool en het werken met wachtlijsten bij code rood zijn:

1.Wanneer de tool wordt gebruikt (trigger)

  • De wachtlijsttool wordt ingezet als in een KSV-regio code rood van kracht is en cliënten daardoor moeten worden doorgeleid naar een wachtlijst.

2. Organisatie per KSV (indeling/werkgebied)

  • Elk KSV heeft een eigen postcodegebied; wachtlijsten zijn gekoppeld aan dat werkgebied en aan de gecontracteerde aanbieders in die regio. 
  • De actieve periode van een wachtlijst staat gelijk aan de code-rood-periode. Wijzigingen daarin moeten worden doorgegeven (wachtlijstcoördinator → functioneel beheer) zodat de tool-periode wordt aangepast.

3. Rollen en verantwoordelijkheden (wie doet wat)

  • Er zijn vaste rollen: administrator (functioneel/technisch beheer), wachtlijstcoördinator, zorgaanbieder en zorgverzekeraar; met bijbehorende taken (registreren, beheren/verdelen, accepteren/inschrijven, inzicht/monitoring).

4. Toegangsrechten & privacy (datalagen)

  • Er is een strikte scheiding tussen basisgegevens en contactgegevens:
    • Standaard ziet men basisgegevens; contactgegevens zijn alleen zichtbaar voor Zorgadvies en bemiddeling en wachtlijstcoördinatoren. 
    • Zorgaanbieders krijgen contactgegevens pas na acceptatie/van de wachtlijst halen (nodig voor inschrijving).

5. Preferent vs. niet-preferent (inzage verzekeraars)

  • Preferente zorgverzekeraars hebben regionaal totaaloverzicht (basisgegevens van alle cliënten), niet-preferente zien alleen eigen verzekerden; daarnaast gelden binnen de verzekeraar verschillende rechten voor zorginkoop vs zorgadvies & bemiddeling.

6. Werkwijze plaatsing op de wachtlijst (toeleiding)

  • Een cliënt kan via drie routes bij de tool/wachtlijst komen: via zorgaanbieder, wachtlijstcoördinator of Zorgadvies & bemiddeling.
  • Voor plaatsing is registratie nodig (vaak via unieke inschrijflink per e-mail); bij route via Zorgadvies & bemiddeling kunnen zij (na toestemming) gegevens in de tool zetten.

7. Beheer: onafhankelijk en veilig

  • Functioneel beheer ligt bij een onafhankelijke partij (initieel Bo Geboortezorg) en technisch beheer bij Atermes; dit is zo ingericht om onafhankelijkheid en veilig databeheer te borgen.

Alle vragen over de wachtlijsttool kunt u stellen via: helpdesk@kraamzorgwachtlijsten.nl.

Er is onderscheid tussen functioneel beheer en technisch beheer.

Bo Geboortezorg doet het functioneel beheer van de tool. Dit houdt in:

  • Inzet van de tool per regio: openzetten/dichtzetten van de tool, en de code-rood-periode (Bo bepaalt o.b.v. KSV-inventarisatie wanneer code rood geldt).
  • KSV-/postcode-indeling en toewijzingen: aanpassen/monitoren van KSV‑indeling, indeling wachtlijstcoördinatoren en preferente zorgverzekeraars.
  • Toegang op inhoudelijke gronden: autoriseren van kraamzorgaanbieders voor toegang tot de tool in hun werkgebied; verificatie/accordatie van organisaties (zoals in handleiding benoemd).
  • Functionele/inhoudelijke vragen over werkwijze & teksten/notificaties (wat moet er in welke situatie gecommuniceerd worden): Bo stelt teksten op samen met Atermes.
  • Privacy-/AVG-verzoeken van cliënten m.b.t. eerder verwijderen van gegevens: “op verzoek van een cliënt bij de functioneel beheerder… eerder uit de database verwijderd”.

Atermes doet het technisch beheer van de tool. Dit houdt in:

  • Storingen, bugs en technische vragen over werking/toegankelijkheid van de tool (inloggen, beschikbaarheid, performance).
  • Doorontwikkeling/aanpassingen aan functionaliteit (nieuwe features, technische wijzigingen).
  • Koppelingen/API richting informatiesystemen (tokens, integratie met eigen softwarepakket en ondersteuning door softwareleveranciers).